10 ključnih stravri, za katere morate poskrbeti 24 ur pred dogodkom.

Trdo ste delali zadnjih nekaj tednov. Vse je potekalo po zastavljenem načrtu dogodka.

Do pričetka dogodka manjka le še 24 ur in morda ste vznemirjeni ali celo nekoliko zaskrbljeni. Sedaj vas čaka samo še »grand finale«. Zadnje ure pred dogodkom, so ključnega pomena in lahko dodajo tisto češnjico na vrhu tortice.

Pripravila sem 10 ključnih stvari za katere morate poskrbeti 24 ur pred dogodkom.

Trik je v tem, da veste za katere ključne stvari si je dobro vzeti čas. Tako se boste izognili nepotrebnemu stresu in z veliko mero lahkotnosti izpeljali vaš dogodek. Glavni organizator vedno nosi veliko odgovornost, pa vendarle, ko je dogodek izpeljan tako kot ste želeli, je ves trud in stres zadnjih tednov ali mesecev poplačan. Kaj je lepšega, kot pogled na zadovoljne obraze ljudi, ki z nasmeškom na ustnicah zapuščajo prostor dogodka?

 

  1. OBVESTITE UDELEŽENCE O KLJUČNIH INFORMACIJAH PREKO ELEKTORNSKE POŠTE

Prijavljenim udeležencem pošljite elektronsko sporočilo s ključnimi informacijami za dan dogodka:

  • navodila za pot
  • kje so parkirišča
  • zemljevid prizorišča
  • kje se nahaja vhod na prizorišče
  • kje je možno dobiti tople napitke, vodo, prigrizke
  • kje so garderobe, toalete…

Pri pripravi tega sporočila naj bo vaše vodilo, da udeležencem čim bolj olajšajte prihod na dogodek. Poskrbite, da se bodo počutili udobno, varno in zaželeno.

 

  1. PREVERITE PRIHOD NOVINARJEV IN TISKOVNIH PREDSTAVNIKOV

Verjetno ste že poslali sporočilo za javnost ter stopili v stik z novinarji in tiskovnimi predstavniki. Preverite in potrdite, da se bodo dogodka udeležili. Na novinarska vprašanja se ustrezno pripravite, prav tako pripravite tudi sodelavce, ki bodo sodelovali. Dogodek je priložnost, da poveste svojo zgodbo, zato poskrbite, da bo čim boljša.

 

  1. OPRAVITE ŠE ZADNJI OGLED NA PRIZORIŠČU

Tudi če ste bili v zadnjih nekaj mesecih velikokrat na prizorišču, opravite še zadnji ogled. Poskusite se vživeti v misli udeležencev, ki še nikoli niso bil na tem mestu. Kje bi se lahko izgubili? Katere lokacije bi bile zanje v ospredju? To je tudi odličen čas za oceno, kako se bodo ljudje gibali po prostoru, čas za preverjanje zvoka, videa in razsvetljave.

 

  1. PRIPRAVITE SI »EVENT DAY SURVIVAL KIT«

Tako jaz imenujem posebno škatlo, ki mora biti na dogodkih povsod z menoj. V njej se nahajajo vsa gradiva, ki jih nameravamo imeti na dogodku, pisala, flomastri, lepilni trak, škarje, komplet prve pomoči, različni kabli za polnjenje elektronskih naprav, baterije, seznam pomembnih kontaktnih številk… Vse kar mislite, da bi vam prišlo prav imejte v tej škatli. Bodite pripravljeni, to vam bo prihranilo veliko stresa in tekanja na dan dogodka.

 

  1. PREVERITE VREMENSKO NAPOVED

Če organizirate dogodek na prostem pozorno spremljajte vremensko napoved. V takem primeru morate vedno imeti rezervni načrt.  Če obstaja možnost slabega vremena, udeležencem pravočasno pošljite sporočilo z informacijami o rezervnem načrtu. Nikoli ne prepuščajte ničesar naključju. Ne pozabite, vaša prva skrb je, da se bodo udeleženci na dogodku odlično počutili.

 

  1. LOGISTIKA NA DOGODKU

Logistika, kot so parkiranje, označevanje in varnost, je različna glede na lokacijo. Poskrbite, da boste imeli vse potrebne informacije in da se boste pred dnevom dogodka posvetovali z upravitelji prizorišča in potrdili, da logistične informacije v celoti držijo.

 

  1. USKLADITE ZADNJE PODROBNOSTI Z GOSTNICI IN TEHNIČNO EKIPO

Uredite vse podrobnosti s tehnično ekipo, snemalci, fotografi. Ključno je, da tehnična in snemalna ekipa delujeta usklajeno in da imajo fotografi natančna navodila. Prepričajte se, da imajo gostinski ponudniki pravo število oseb, ter urnik prireditve.

 

  1. POSKRBITE ZA UDOBJE IN DOBRO POČUTJE VSEH GOVORNIKOV NA DOGODKU

Čeprav so govorniki že navajeni nastopanja pred množicami, je izrednega pomena, da ne pozabite na njih. Po elektronski pošti tudi njih obvestite o vseh ključnih informacijah. V primeru, da pridejo na kraj dogodka že dan prej, poskrbite za njihovo dobro počutje. Majhne pozornosti pokažejo da nam je mar in naredijo dober vtis.

 

  1. ZADNJI SESTANEK Z ORGANIZACIJSKO EKIPO, HOSTESAMI, PROSTOVOLJCI

Dan pred dogodkom si vzemite čas tudi za kratek sestanek z organizacijsko ekipo. To lahko storite tudi preko video konference. Pred sestankom jim pošljite po elektronski pošti pravila oblačenja, čas prihoda in navodila za ravnanje v primeru kakršne koli nevšečnosti, ki bi se lahko zgodila na kraju dogodka. Dobro usklajena ekipa ustvarja odlično energijo na dogodku in ne boste verjeli, ljudje to takoj opazijo.

 

  1. VZEMITE SI ČAS ZA SPROSTITEV

Zadnji večer pred dogodkom si vzemite čas za sprostitev in dober spanec. Čaka vas pomemben dan in verjetno boste ves čas na nogah. Vaša stopala in udeleženci vam bodo hvaležni.

Želimo vam uspešen dogodek!

 

Primeren prostor s čudovitim ambientom in dobro energijo za poslovne dogodke - NIX EVENT VENUE

 

V kolikor potrebujete pomoč pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, smo vam na razpolago – info@nikina.euNIKINA EVENTS.

  

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov