Udeleženci dogodka se pogosto ne zavedajo koliko dela je vloženega v organizacijo dogodka. Podcenjevalno je reči, da je veliko dela. Za organizatorje, načrtovanje dogodkov pomeni veliko več, od izpeljave celotne logistike, izbire prave aplikacije do natančne izvedbe dogodka in zadovoljitev udeležencev/gostov. Ob tej poti pa lahko pride do ključnih napak pri načrtovanju, ki lahko vplivajo na uspešnost dogodka in zadovoljstva gostov. Preberite, se naučite in spoznajte nekaj pogostih napak pri organizaciji, da vaš dogodek ne bo trpel.

1.Izbira neprimernega prizorišča

Brezplačne spletne strani nudijo iskalnike za primerna prizorišča za vaš pomemben dogodek in lahko najdete prostor, ki zadovolji vaše potrebe.

Vendar pa samo zato, ker je prostor prostoren, dobro znan in vizualno privlačen, lahko da ni primeren za vaš tip dogodka. Tukaj je nekaj dejavnikov, zakaj bi prostor lahko bil neprimeren:

•     Prostor, ki je podmerjen in ne more realno sprejeti pričakovano število gostov.
•     Prostor, ki je prevelik (npr., da je udeležba 50 gostov v prostoru za700 ljudi)
•     Prostor, ki je preveč generičen.
•     Prostor z obstoječo temo, ki je nezdružljiva z vašo vrsto dogodka.
•     Prostor, ki nima razporeditve bistvenega pomena za vaš dogodek, kot je npr. ločena sejna soba ali VIP salon.

Kaj storiti, da ne pride do izbire neprimernega prizorišča? Vzemite si čas in si osebno oglejte vse potencialne prostore.

2. Pomanjkanje varnostnega načrtovanja / Back up plan

Kako podroben je vaš seznam opravil? Ali pokriva vse malenkosti in minute podrobnosti? V kolikor dogodka ne načrtujete natančno, lahko pozabite na kakšne podrobnosti, zaradi katerih vam bo kasneje žal, da jih niste predvideli. Vsak aspekt dogodka, od logistike prostora, dekoracije, cateringa,.., mora imeti na vašem kontrolnem seznamu celovit razdelek. To vključuje tudi načrt B, če bi se načrt A zalomil.

Zakaj je načrt varnostnega kopiranja za vse tako pomemben? Tukaj izhajam iz Murphyjevega zakona, ki navaja, da bo vse, kar se lahko dogaja narobe, ZGODI narobe.

3. Pomanjkanje promocije na socialnih omrežjih

Kakšna je vaša oglaševalska akcija v družabnih medijih? Če je le nekaj Twitter in Facebook objav, potem ne pričakujte virusnega odziva. Če želite resnično narediti vpliv, morate diverzificirati svoj pristop, tako v smislu socialnih omrežij kot načina ozaveščanja. Poleg Twittera in Facebooka, kaj še uporabljate? Je LinkedIn v boju? Kaj pa Instagram in Snapchat? Kaj pa YouTube? Tudi to so socialna omrežja! Prav tako bi morali izkoristiti različne vire znotraj vsakega socialnega omrežja. Ali uporabljate Facebook Ads? Ali uporabljate interakcijo med družabnim omrežjem Facebook Live z vašimi sledilci? Ali uporabljate spletno platformo za objavo v Linkedinu? Ali ste digitalno socialni?

4. Organizacija enakega dogodka, kot je bil zadnji

Ljudje so različni. Če gostom prikažete skoraj identični dogodek, kot je bil vaš zadnji, se bodo gostje udeležili drugega dogodka. Poiščite način za predstavitev novega koncepta vašim dogodkom in konferencam. Obstaja veliko načinov, kako spremeniti stvari. Razmislite o nekaterih zamislih:

•     Prehod na novo prizorišče, še posebej, če so bili zadnji dogodki na istem mestu.
•     Preklop koncepta dogodka.
•     Preklopi na zabavo.
•     Drugačena izvedba Cateringa.
•     Dodajanje nekaterih interaktivnih elementov.

5. Pomanjkanje proračuna

Gostovanje dogodka stane veliko denarja. Dodelati morate proračun za vsako področje, na primer najem prostorov, hrano, razvedrilo itd. Zaradi nepredvidenih stroškov je zelo težko natančno določiti proračun. Potrebno je biti pozoren na dodatne pristojbine, zavarovalnine, dovoljenja,… V zadnjem trenutku boste morda morali najeti kakšno opremo, ki ni bila pravočasno dobavljena. Kot najboljša praksa pri pripravi proračuna,  priporočamo, da si rezervirate del proračuna za nepredvidene stroške. To bi moralo biti približno 10% pričakovanih stroškov celotnega dogodka, ki se bo uporabilo za kritje nepredvidenih stroškov. Ne pozabite, da je trženje pred dogodkom treba upoštevati tudi v stroških.

6. Slabo preverjanje datumov

Druga pogosta napaka pri načrtovanju dogodkov je razporeditev dogodka na slab datum. Obstaja veliko dejavnikov, da vaš datum ne uztreza, na primer:

•     Dogodek sovpada z drugimi dogodki na tem območju.
•     Slabo vreme.
•     Odličen športni dogodek.
•     Šolske počitnice.
•     Zapora glavnih cest, za dostop do prizorišča.

Težko je najti datum, ko je prizorišče na voljo IN nima nobenega zgoraj opisanega vprašanja. Vendar pa lahko nepazljivo določanje datumov negativno vpliva na udeležbo.

Večina stvari, ki gre lahko narobe na dogodkih, so posledica napak v načrtovanju dogodkov. To pomeni, da jih je mogoče preprečiti ali jih je mogoče hitro popraviti, da ublažijo njen vpliv. Vse se spopada z vašo stopnjo pripravljenosti. Med načrtovanjem si vzemite dovolj časa in se izognite potencialnim pastem.

Želimo vam uspešno organiziran dogodek, brez napak!

Primeren prostor s čudovitim ambientom in dobro energijo za poslovne dogodke - NIX EVENT VENUE

V kolikor potrebujete pomoč pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, smo vam na razpolago – info@nikina.eu – NIKINA EVENTS.

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov