Lansiranje novega produkta je ključni trenutek za vsak startup – še posebej v konkurenčnem fintech sektorju. Ko nas je kontaktiral mlad ljubljanski fintech startup z ambicioznimi načrti za product launch event, smo vedeli, da mora biti dogodek popoln. Tukaj je zgodba, kako smo v NIX Event Venue organizirali nepozaben večer za 120 gostov, ki je združil investitorje, poslovne partnerje in zaposlene.

Izziv: Več kot le predstavitev produkta

Naša stranka je razvila inovativno plačilno platformo in želela je dogodek, ki bo:

• Impresioniral investitorje – prisotnih je bilo več potencialnih investitorjev in poslovnih angelov
• Motiviral ekipo – zaposleni so trdo delali na projektu in zaslužili so si praznovanje
• Ustvaril medijski buzz – prisotni so bili novinarji in influencerji iz tech scene
• Omogočil networking – mešana publika je imela priložnosti za povezovanje

Ključna zahteva? Prostor mora odražati brand identity startupa – moderno, inovativno, a hkrati zaupanja vredno in profesionalno. Datum je bil določen 6 mesecev vnaprej, kar nam je omogočilo temeljito načrtovanje.

Načrtovanje: Od prvega kontakta do izvedbe

Faza 1: Odkrivanje potreb (mesec 1-2)

Prvi sestanek je potekal v našem prostoru. Organizatorji so takoj opazili industrijsko eleganco z lesenimi inserti in železnimi nosilci – točno tisto, kar so iskali za tech ambient. Skupaj smo definirali:

• Časovni potek: 18:00-22:00 (4 ure dogodka + 1 ura priprave + 1 ura pospravljanja)
• Format: 30 min formalna predstavitev, 90 min koktejl networking, 120 min zabava z DJ-jem
• Gostje: 120 oseb (40 investitorjev/partnerjev, 60 zaposlenih, 20 medijev/gostov)
• Budget: Mid-range z poudarkom na kvaliteti in vtisu

Faza 2: Kreativno načrtovanje (mesec 3-4)

Sodelovali smo z njihovo marketing ekipo za:

• Prilagoditev prostora v brand barvah (modra, bela, srebrna)
• Postavitev stage-a za product demo in govore
• Načrt za interaktivne demo postaje po prostoru
• Catering menu, ki ustreza različnim dietetičnim potrebam
• Ambient glasbo in DJ set, ki ustreza brand identiteti

Faza 3: Logistika in finalizacija (mesec 5-6)

Zadnje tedne pred dogodkom smo finalizirali vse detajle, vključno z:

• Testiranjem AV opreme za live product demo
• Koordinacijo z njihovim fotografom in videografom
• Pripravo backup planov za tehnične težave
• Finalnimi degustacijami catering menija

Prilagoditve prostora: Branding, ambient, stage setup

Vizualna transformacija

NIX Event Venue smo transformirali v fintech showroom:

• Branding elementi: Logo projekcije na stene, branded welcome materiali, personalizirane menije za pijače z logotipom
• Barvna shema: Modra ambient razsvetljava, bele prevleke pohištva, srebrne dekoracije
• Stage setup: Profesionalno ozvočenje, brezžični mikrofon, stenski projektor za product demo, specializirana osvetlitev za govornike
• Demo cone: 3 interaktivne postaje po prostoru z 2 smart TV-ji za live demonstracije platforme

Tehnična infrastruktura

Za tech dogodek je bila tehnična brezhibnost ključna:

• WiFi: Naš business-grade internet je omogočil live demo brez težav (do 30 naprav simultano)
• AV oprema: Pred dogodkom smo opravili 2 testiranja za zagotovitev brezhibne predstavitve
• Osvetlitev: Kombinacija ambient, specializirane in stage osvetlitve za različne faze dogodka
• Backup plan: Pripravili smo alternativne rešitve za primer tehničnih težav

Catering rešitve za mešano publiko

Izziv: zadovoljiti okuse investitorjev, ki so navajeni fine dining, in mlado ekipo, ki želi casual zabavo.

Naša rešitev: Elevated casual menu

V sodelovanju z našim catering partnerjem smo pripravili:

• Welcome drink: Signature koktejl v brand barvah + premium prosecco + brezalkoholne alternative
• Koktejl menu: Selekcija finger food-a – od elegantnih canapé-jev do gourmet mini burgerjev
• Dietetične potrebe: Vegetarijanske, veganske in gluten-free opcije (predhodno zbrane informacije)
• Midnight snack: Mini sliders in pomfri za konec večera
• Bar: Premium alkoholne pijače, craft pivo, signature koktejli, sveži sokovi

Strežba

Za 120 gostov smo zagotovili 3 natakarje plus mene kot koordinatorko. Ekipa je bila instruirana za:

• Diskretno strežbo med formalno predstavitvijo
• Aktivno cirkulacijo med networking fazami
• Hitro odzivnost na posebne zahteve gostov

Dan dogodka: Izvedba

17:00 – Setup

Ekipa startupa je prispela za finalne priprave. Postavili smo demo postaje, testirali tehnologijo in uredili zadnje detajle.

18:00-18:30 – Prihod gostov

Welcome drink, ambient glasba, networking. Gostje so raziskovali demo postaje in se družili.

18:30-19:00 – Formalna predstavitev

CEO je predstavil novo platformo. Tehnologija je delovala brezhibno, ambient osvetlitev je ustvarila profesionalen vtis.

19:00-20:30 – Koktejl networking

Najbolj intenzivna faza – investitorji so se pogovarjali z ekipo, novinarji so opravljali intervjuje, vsi so uživali v catering ponudbi.

20:30-22:00 – Zabava

DJ je prevzel, ambient se je spremenil v party mode. Mlajša publika je plesala, starejši so nadaljevali pogovore v galeriji.

22:00-23:00 – Breakdown

Po odhodu gostov smo hitro pospravili prostor.

Rezultati in povratne informacije

Teden po dogodku smo prejeli navdušeno povratno informacijo:

"NIX Event Venue je bil popolna izbira za naš product launch. Prostor je bil dovolj eleganten za investitorje in dovolj cool za našo ekipo. Nina je bila izjemna – vsak detajl je bil premišljen. Prejeli smo komplimente za ambient, hrano in organizacijo. Dva investitorja sta že izrazila interes za sodelovanje!"

Merljivi rezultati:

• 120 gostov, 95% udeležba (odlično za tech dogodke)
• Pozitivne omembe na družbenih omrežjih (15+ objav z označbo lokacije)
• Medijsko pokritje v 3 tech publikacijah
• 2 konkretna investitorska interesa
• Ekipa je bila motivirana in ponosna

Stranka je bila tako zadovoljna, da je že rezervirala termin za prvo obletnico platforme.

Naučene lekcije in priporočila

Za organizatorje product launch dogodkov

1. Načrtujte zgodaj
   6-mesečno načrtovanje nam je omogočilo premišljeno izvedbo brez stresa. Za pomembne dogodke priporočamo vsaj 3-4 mesece vnaprej.
2. Tehnologija mora biti brezhibna
   Za tech dogodke je tehnični fail nesprejemljiv. Vedno testirajte AV opremo, WiFi in backup rešitve.
3. Poznajte svojo publiko
   Mešana publika zahteva uravnotežen pristop – dovolj profesionalno za investitorje, dovolj zabavno za ekipo.
4. Branding je pomemben, a ne sme biti vsiljiv
   Subtilni branding elementi (projekcije, ambient barve) delujejo bolje kot pretirano označevanje.
5. Catering mora biti raznolik
   Vedno vključite vegetarijanske, veganske in gluten-free opcije. Tech crowd je pogosto zahteven glede prehrane.
6. Networking je prioriteta
   Za startup dogodke je networking pogosto pomembnejši od formalne predstavitve. Zagotovite dovolj časa in prostora za pogovore.

Zakaj NIX Event Venue za tech in startup dogodke?

• Moderno, industrijsko vzdušje – popolno za tech brand identity
• Vrhunska tehnična infrastruktura – business WiFi, AV oprema, osvetlitev
• Fleksibilen prostor – prilagodljiv za različne formate (prezentacije, networking, zabava)
• All-in-one rešitev – od catering-a do DJ-ja, vse na enem mestu
• Osebna koordinacija – jaz sem prisotna na vsakem dogodku za brezhibno izvedbo
• Centralna lokacija – Trzin, enostavno dostopen iz Ljubljane in okolice
• Parking – 20+ parkirnih mest za goste

Načrtujete product launch ali drug poslovni dogodek?

Če iščete prostor, ki bo impresioniral vaše investitorje, motiviral ekipo in ustvaril nepozaben vtis, smo tukaj za vas.

Kontaktirajte nas za:

• Brezplačen ogled prostora
• Personalizirano ponudbo za vaš dogodek
• Svetovanje glede formata in logistike

Obiščite našo spletno stran nix-event.eu ali nas kontaktirajte direktno za več informacij.

NIX Event Venue – kjer se tech inovacije srečajo z nepozabnimi dogodki.

Prostor za dogodke - NIX Event Venue

Igralnica Dolphy

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov