Organizacija korporativne novoletne zabave je lahko velik izziv, a tudi odlična priložnost, da zbližate ekipo, praznujete dosežke iztekajočega se leta in motivirate zaposlene za prihodnje izzive. Ne glede na to, ali ste izkušen organizator dogodkov ali šele začetnik, vam bodo naslednji koraki pomagali ustvariti nepozabno zabavo za vaše podjetje.

V NIX Event smo vam na voljo za pomoč pri načrtovanju in izvedbi vašega dogodka, da bo vaša novoletna zabava zares nepozabna.

Preberite naš vodič in odkrijte nasvete, kako ustvariti izkušnjo, ki bo še dolgo ostala v spominu vaših zaposlenih.

1. Opredelite koncept zabave

Prvi korak pri organizaciji korporativne novoletne zabave je oblikovanje koncepta. Koncept bo določal vse elemente dogodka, od izbire prostora, dekoracije do programa.

Pomembno je, da preverite povratne informacije iz preteklih let, če je podjetje že prej organiziralo podobne dogodke. Tako boste vedeli, kaj so si vaši zaposleni zapomnili in kaj jih ni navdušilo. Poskrbite, da vključite nepričakovane elemente presenečenja, ki bodo dogodku dodali svežino in ustvarili posebno izkušnjo, ki je drugačna od prejšnjih let.

Predlogi za koncept:

• Tematska zabava: Uporabite aktualne trende, priljubljene filme ali serije kot temo vaše zabave. Tematska zabava vedno doda posebno noto dogodku, saj omogoča kreativno dekoracijo, dres kode in zabavne elemente.
• Eleganten gala večer: Če iščete bolj formalen dogodek, lahko organizirate gala večerjo, kjer se zaposleni oblečejo v elegantna oblačila in uživajo v vrhunski kulinariki in glasbi.
• Interaktivni dogodek: Lahko se odločite za dogodek, kjer zaposleni aktivno sodelujejo, na primer z različnimi igrami, glasbenimi točkami ali interaktivnimi delavnicami.

2. Izbira primernega prizorišča

Prizorišče je ključni element vsakega dogodka. Vrhunske restavracije, klubi, muzeji ali celo odprte lokacije z izjemno kuliso so lahko prava izbira. Pri izbiri lokacije je pomembno, da preverite kapaciteto, dostopnost in ustreznost za temo vaše zabave.

Razmislite tudi o nečem bolj nepričakovanem — na primer o organizaciji novoletnega koncerta za zaposlene. S tem jim omogočite popolnoma drugačno doživetje. Če imate omejena sredstva, lahko dogodek organizirate tudi na prostem v kombinaciji z lokalno catering storitvijo. Pri rezervaciji prizorišča se vedno spomnite, da so tudi druga podjetja v času pred novim letom v iskanju primernih lokacij, zato začnite zgodaj, najboljše že v začetku novembra.

3. Postavitev proračuna in delitev odgovornosti

Določitev jasnega proračuna je ključna za uspešno načrtovanje dogodka. Razmislite o vseh vidikih, ki jih bo potrebno financirati: najem prostora, hrana in pijača, glasba, okrasitev, varnost, dodatne aktivnosti itd. Delitev odgovornosti v ekipi prav tako olajša organizacijo.

• Ustvarite organizacijski odbor, ki bo pokrival različne vidike zabave, na primer okrasitev, hrano in pijačo, program, logistiko ter komunikacijo.
• Postavite realističen proračun, kjer upoštevate tudi nepredvidene stroške (občutek je, da se ti pogosto pojavijo).

4. Načrtovanje programa

Novoletna zabava naj bo zanimiva in dinamična. Pripravite program, ki bo vključeval različne aktivnosti, da se bodo lahko vsi udeleženci zabavali in se družili.

Nekaj idej:

• Glasbeni program: Najemite živo glasbo ali DJ-ja, ki bo poskrbel za plesne ritme skozi noč. Razmislite tudi o vključitvi tematskega glasbenega večera, kjer bodo igrali glasbeniki različnih zvrsti, ali pa organizirajte glasbeno delavnico, kjer se zaposleni lahko preizkusijo v igranju instrumentov. Prav tako lahko vključite glasbeno skupino, ki igra priljubljene skladbe iz 80-ih ali 90-ih let, da ustvarite dodatno nostalgično vzdušje.
• Nagradne igre in tekmovanja: Na primer tekmovanje v karaokah, kviz ali tombola z nagradami. Organizirajte tudi ekipne igre, kot so štafetne igre, igre spretnosti ali lov na zaklad, kjer se zaposleni združijo v ekipe in skupaj rešujejo naloge. Prav tako lahko pripravite tekmovanje v plesnih izzivih ali kreativnih izzivih, kot je ustvarjanje najlepšega prazničnega okraska. Nagrade naj bodo zanimive in uporabne, kot so darilni boni, prosti dnevi ali simbolična priznanja, ki vzpodbujajo udeležbo.
• Ustvarjalne delavnice: Organizirajte delavnico izdelave novoletnih okraskov, vizijske table ali družbenih iger, ki vzpodbujajo sodelovanje. Razmislite tudi o delavnici ročnih spretnosti, kjer zaposleni izdelujejo unikatne praznične voščilnice ali okraske, ki jih lahko odnesejo domov. Organizirajte tudi delavnico slikanja ali ustvarjanja mozaikov, kjer bodo zaposleni lahko izrazili svojo kreativnost. Če je možno, najemite lokalnega umetnika, ki bo udeležence vodil skozi proces in jim ponudil strokovne nasvete. Prav tako lahko vključite delavnico izdelave prazničnih sladic, kjer bodo zaposleni skupaj pekli in okraševali piškote, kar bo dodatno okrepilo timski duh.
• Poseben nagovor vodstva podjetja, kjer se z izbranimi besedami zahvali za trud in dosežke ekipe ter nakaže cilje za prihodnje leto. Razmislite tudi o vključitvi kratkega videoposnetka, ki povzame najpomembnejše dosežke leta, ali pa povabite nekaj zaposlenih, da delijo svoje izkušnje in dosežke. To bo dodalo osebno noto in še bolj povezalo udeležence.

5. Hrana in pijača

Hrana in pijača igrata ključno vlogo pri vsakem dogodku. Razmislite, ali želite postreči klasičen meni s tremi hodi, bife postrežbo ali pa morda postaje s hrano, kjer bodo udeleženci lahko okusili različne kulinarične dobrote. Pri izboru hrane je pomembno, da poskrbite tudi za tiste, ki imajo posebne prehranske zahteve (vegetarijanci, vegani, alergiki).

• Catering: Sodelujte s preverjenim ponudnikom cateringa, ki ima izkušnje z večjimi dogodki. Razmislite tudi o vključitvi različnih kulinaričnih konceptov, kot so tematski kulinarični kotički (na primer azijska kuhinja, mehiške jedi, gurmanski burgerji), postaje s prigrizki ali interaktivne kuhinjske postaje, kjer kuharski mojster pripravlja jedi pred udeleženci. Lahko vključite tudi degustacijo različnih vin ali piva, ki bodo obogatile izkušnjo za udeležence. Ne pozabite vključiti opcij za tiste z dietnimi omejitvami, kot so veganske, brezglutenske ali brezlaktozne možnosti.
• Pijača: Ponudite raznoliko ponudbo brezalkoholnih in alkoholnih pijač. Razmislite o vključitvi podpisanih koktajlov, ki so prilagojeni temi dogodka, ali pa ponudite različne tematske napitke, kot so vroča čokolada, kuhano vino ali mocktaili za tiste, ki ne pijejo alkohola. Ne pozabite na odgovorno postrežbo alkohola in omogočite varen prevoz domov za tiste, ki bodo pili alkohol. Za dodatno popestritev lahko organizirate tudi delavnico priprave koktajlov, kjer bodo zaposleni spoznali nekaj trikov in receptov.

6. Okrasitev in ambient

Okrasitev prizorišča naj bo skladna s temo dogodka. Pri tem se osredotočite na barvno shemo, dekorativne elemente, kot so sveče, lučke, cvetni aranžmaji in posebni kotički za fotografiranje.

• Foto kotiček: Ustvarite poseben kotiček za fotografiranje z rekviziti, ki bodo poskrbeli za zabavne spomine. Razmislite o vključitvi tematskega ozadja, ki je v skladu s temo zabave, in posebnih svetlobnih učinkov za ustvarjanje kakovostnih fotografij. Dodajte tudi zabavne rekvizite, kot so klobuki, očala, brki na palčki, ter pripravite digitalne filtre, ki bodo omogočili takojšnje deljenje fotografij na družbenih omrežjih. Za še boljšo izkušnjo lahko najamete profesionalnega fotografa ali fotokabino, ki bo takoj natisnila slike za udeležence kot spominek.
• Razsvetljava: Razmislite o posebnih svetlobnih učinkih, ki bodo prostoru dodali praznično vzdušje. Uporabite različne vrste osvetlitve, kot so LED lučke, barvna svetlobna telesa in svetlobne verige, ki bodo ustvarile prijetno in toplo vzdušje. Razmislite tudi o uporabi svetlobnih projekcij, ki lahko dodajo dinamične vzorce na stene ali strop, ter osvetlitvi določene dele prostora, kot so foto kotički ali plesišče, za bolj dramatičen učinek.

7. Pošiljanje vabil in obveščanje

Vabila pošljite vsaj en mesec pred dogodkom, da si bodo udeleženci lahko rezervirali datum. Elektronska vabila so zelo praktična, lahko pa poskrbite tudi za personalizirana tiskana vabila, če se želite posebej izkazati.

Poleg vabil je pomembno tudi redno obveščanje o dogodku in programu, bodisi prek elektronske pošte, internega portala podjetja, družbenih omrežij ali drugih kanalov. Ustvarite več obvestil, ki postopoma razkrivajo različne elemente dogodka, kot so glasbeni program, posebni gostje ali zanimive aktivnosti. Tako boste povečali pričakovanje in zanimanje za dogodek ter zagotovili, da bodo zaposleni ves čas dobro obveščeni o vseh podrobnostih.

8. Varnost in logistika

Poskrbite, da bo na dogodku poskrbljeno za varnost vseh udeležencev. Vključite varnostnike, če je dogodek večji, ter preverite, da so vsi izhodi in dostopi ustrezno označeni. Zagotovite tudi varno pot domov za vse udeležence, če je na dogodku prisoten alkohol (npr. organizirajte prevoz z avtobusi ali voucherje za taksi).

9. Ocena uspešnosti dogodka

Po dogodku je ključno, da ocenite, kako uspešna je bila zabava. Pripravite anketo za zaposlene, kjer bodo lahko podali svoje mnenje in predloge za prihodnje dogodke. Tako boste naslednje leto lažje pripravili še boljši dogodek.

• Pridobite povratne informacije: Uporabite spletna orodja za ankete (npr. Google Forms ali SurveyMonkey).
• Preglejte proračun: Ali ste se držali predvidenih stroškov? Katere stroške bi lahko optimizirali v prihodnje?

Zaključek

Organizacija korporativne novoletne zabave je lahko vznemirljiv izziv in čudovita priložnost, da ustvarite dogodek, ki bo napolnil ekipo z navdušenjem in povezanostjo. To je trenutek, ko se lahko vsi skupaj odmaknemo od vsakodnevnih obveznosti, proslavimo skupne dosežke in okrepimo vezi, ki nas delajo močnejše. S skrbno izbrano temo, premišljenim proračunom, čudovito lokacijo ter ustvarjalnim programom lahko ustvarite večer, ki bo vsem ostal v najlepšem spominu – dogodek, ki ne samo dviguje moralo, ampak tudi krepi pripadnost podjetju.

Če potrebujete pomoč pri organizaciji, se lahko vedno obrnete na nas v NIX Event. Smo strokovnjaki za organizacijo dogodkov in vam bomo z veseljem pomagali pri iskanju primernega prizorišča, okrasitve, cateringa in vsega drugega, kar potrebujete za uspešno novoletno zabavo. Obrnite se na nas preko spletne strani https://www.nix-event.si/sl/ in skupaj bomo ustvarili dogodek, ki bo še dolgo ostal v spominu vseh vaših zaposlenih.

Prostor za dogodke - NIX Event Venue

Igralnica Dolphy

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov