Priprava prizorišča dogodka ima vedno vrsto logističnih izzivov. Z njimi se morajo ukvarjati vsi vodje dogodkov na vsakem dogodku, ki ga organizirajo. Bistveno je, da je ta faza dobro izpeljana.

Priprava prizorišča dogodka je podobna režiji gledališke igre: nastaja od prizora do prizora.

Faza priprave prizorišča dogodka je lahko stresna, saj občutite pritisk in vedno močnejša pričakovanja, da boste izvedli odličen dogodek. Zavedate se, da se čas izteka.  Pogosto se vam zdi, da je na dan premalo ur, da bi vse opravili, in da je dogodek začasno obvladal vaše življenje. Najboljši način za obvladovanje te faze dogodka je, da pripravite operativni načrt dogodka ali preglednico nalog.

Dogodki.... logistična sestavljanka

Na večjih prireditvah je običajno treba postoriti veliko stvari, ki jih mora opraviti veliko ljudi v zelo kratkem času: to je resnično logistična sestavljanka.  Zato morajo vodje dogodkov upravljati logistiko vseh potrebnih materialov in ljudi na prizorišču dogodka.

Od praznega prostora do spektakularnega dogodka

Predpostavimo, da si vsi na vašem prizorišču prizadevajo za isti cilj: pravočasno otvoritev. Enostavno je to reči, veliko težje pa je to uresničiti v praksi, ko je toliko različnih dejavnikov. Težavo predstavlja zelo kratek časovni okvir, v katerem morate delati, in veliko število izvajalcev na lokaciji, ki skušajo opraviti svoje delo v skladu z možnostjo, da tudi vsi ostali opravijo svoje delo. V resnici je to morda nekoliko težje doseči, saj se vsaka skupina izvajalcev osredotoča na to, da se drži svojega urnika. Kaj bi lahko šlo narobe?

Odgovor - časovni razpored in načrtovanje na mestu dogodka

Osnovna orodja vodje logistike prireditev sta razporejanje in načrtovanje na mestu dogodka. Načrt kraja dogodka se v tem primeru zelo razlikuje od tistih, ki jih lahko uporabljate za promocijske namene. Pri načrtovanju se je treba z dobavitelji pogajati o dobavnih rokih, dostopnih točkah, uporabljeni opremi, varnostnih načrtih in času demontaže. Vsaka stran si bo prizadevala za najboljšo rešitev in svoj proračun. Pri večjih dogodkih svetujem, da se z vsemi ključnimi udeleženci izvede »suha vaja za mizo«, da se določijo vsi pomembni vidiki, poiščejo morebitne težave in opredelijo najprimernejše rešitve.

Čas je, da usmerite dogajanje!

Izvedba vsakega dogodka je podobna režiji gledališke igre: nastaja od prizora do prizora. Potreben je namreč nujen in logičen vrstni red, zato je pomembno, da je ta pravilno določen. Logistični ali operativni načrt bo vseboval mejnike: čas, ko je treba opraviti ključne naloge, in če bo vse potekalo dobro, bo "gradnja" potekala brez posebnosti. Realnost za tiste, ki imamo izkušnje z pripravljanjem prizorišča dogodka, je seveda nekoliko drugačna. Vi in vaša ekipa morate nenehno spremljati potek dogajanja, kritično spremljati urnike in vse opozarjati, naj naredijo, kar ste od njih zahtevali. Gre za aktiven proces, v katerem bo morda treba opraviti popravke.

Ključ do te faze: briljantna navodila in trdo delo vseh med pripravo, ter dosledno upoštevanje časovnih razporedov in načrta na prizorišču dogodka.

Logistika dogodka ali operativni načrt

V praksi je vaš logistični načrt zaporedni seznam nalog, ki jih je treba opraviti na dan dogodka ali pred njim, in bo vključeval naslednje:

• popolno kronološko zaporedje vsega, kar se mora zgoditi, z navedbo časa, lokacije, odgovorne osebe
• urnike - vključno s časovnimi razporedi in morebitnimi časovnimi omejitvami izvajalcev
• seznam kontaktov: uporabna imena in telefonske številke vseh ključnih udeležencev
• vsa posebna navodila glede kraja dogodka, lokacije, postavitve, ureditve dostopa, kontaktnih številk, parkiranja itd.
• celoten načrt lokacije z vsemi spremljajočimi opombami
• načrti za nepredvidljive razmere in morebitni rezervni načrti
• načrti za nujne primere
• seznam oseb VIP, čas prihoda, posebni pogoji, protokoli itd.

Izvod vašega operativnega načrta bodo potrebovale naslednje osebe:

• Osebe na prizorišču
• Ključno osebje
• Vsi ključni izvajalci
• Vodja za varnost na dogodku
• Dobavitelji hrane - če se jim zdi potrebno

Ključ do uspeha je, da ničesar ne predvidevate in vse trikrat preverite, pridobite vso potrebno dokumentacijo in se prepričate, da ste načrt pregledali z vsemi ključnimi udeleženci... dokler vam ne rečejo, naj jih ne motite... da vedo, kaj delajo!

Primeren prostor s čudovitim ambientom in dobro energijo za poslovne dogodke - NIX EVENT VENUE

V kolikor potrebujete pomoč pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, smo vam na razpolago – info@nikina.eu – NIKINA EVENTS.

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov